最近跟一個做長照的前輩聊天(其實他想找我做網站),他大嘆為何沒有人才(其實應該是人才不夠用),如果一個人才都沒有,無法事業做的這麼大。我常在幫企業上課時候,幾乎都會聽到老闆抱怨人才不夠(或乾脆抱怨底下員工都是蠢才)。但是這樣的問題難道無法解決嗎?

老闆會需要人才的原因,就是自己分身乏術,所以時間不夠用,需要找人幫忙做事情,但是當企業裡面的事情越來越多,原來的心腹或者人才,也就不夠用了。但是這樣的原因通常發生在工作內容的安排,我舉台灣的藥師為例,台灣的藥師(醫院為例),個個都是天才,一天要調劑幾百張處方,每個人累的跟狗一樣,也因為如此,藥師常常也會發錯藥不是程度問題,而是醫院剝削。當然目前健保給付,為了給藥師夠的薪水,就不能請太多藥師,加上臺灣的醫院比菜市場人還多,所以減輕藥師工作的壓力,似乎變成一個無解的問題,但真是如此?

我們看看新加坡,藥師薪水大概是台灣的四倍,雖然物價水平比台灣高,但不到四倍,他們怎麼做到藥師薪水可以高,工作量又少呢?就是工作內容的調整,新加坡醫院藥局裡面,有一些助理,高中程度畢業,負責按照處方歸類藥品,藥師只需要核對藥品和注意藥物的交互作用。反觀台灣從頭到尾都是由藥師親自作業,如果能夠將30%的工作量交給助理,薪水和工作量都可以緩解。

回到正題,假設你的人才一天可以工作八小時,假設他的一些工作可以由機器取代,假設取代四小時,這樣人才就變成兩個,假設可以取代六小時,人才就變成四個。也就不太會有人才不夠的問題了。

那如何讓工作可以被機器取代呢?這就需要專業的訓練了,以及工具的改善,我們很多時間都是因為使用錯誤的工具,錯誤的時間規劃,導致工具效能低落。例如:有些公司需要傳真,上班的時候一個小姐如果手動傳真,可能需要半小時,加上對方忙線的話,可能更久了,但是如果能用電腦,在下班時候傳真,這些時間就完成省掉了,當然這只是其中一個例子。

再來討論到Email的整理好了。一個稍微成功的事業家,可能一天有一百封email好了,認真回復假設需要一個小時,這就是浪費一天1/8來回信。但假設能夠使用好的郵件軟體,例如:boxer,根據80/20法則,真正重要的email大概只有20%,您可以利用等車以及任何零碎的時間先將不重要的email看過,留下重要的email回辦公室處理,一天就可以省下48分鐘。一年就是200小時左右。老闆自己節省這麼多時間,就更不需要人才了。

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